Na czym polega umowa agencyjna?

Planujesz współpracę z przedstawicielem handlowym i zastanawiasz się, jak to dobrze uregulować? Chcesz wiedzieć, na czym dokładnie polega umowa agencyjna i co daje Twojej firmie? Z tego artykułu dowiesz się, jak działa ten rodzaj umowy, jakie prawa i obowiązki mają strony oraz jak rozlicza się wynagrodzenie agenta.

Na czym polega umowa agencyjna?

W polskim prawie umowa agencyjna jest opisania w art. 758–764 Kodeksu cywilnego. Agent, jako przyjmujący zlecenie, zobowiązuje się w ramach swojego przedsiębiorstwa do stałego działania dla innej firmy. Najczęściej chodzi o pośredniczenie przy zawieraniu umów z klientami albo wręcz zawieranie umów w imieniu zleceniodawcy. Agent działa odpłatnie i zawodowo, a jego praca ma przynosić zleceniodawcy nowych klientów lub wyższe obroty.

W odróżnieniu od zwykłej umowy zlecenia, w agencji nacisk kładziony jest na stałość współpracy oraz typowo handlowy charakter czynności. Agent nie wykonuje pojedynczego zlecenia. Tworzy dla przedsiębiorcy kanał sprzedaży lub kontaktu z rynkiem. Działa w ramach własnej działalności gospodarczej, więc nie wchodzi w strukturę etatową zleceniodawcy.

Specyfika umowy agencyjnej

Dlaczego umowa agencyjna tak mocno odróżnia się od innych umów cywilnoprawnych? Po pierwsze, zawiera się ją wyłącznie między przedsiębiorcami. Zleceniodawca musi prowadzić działalność gospodarczą, a agent jest samodzielnym przedsiębiorcą, który działa zawodowo, a nie okazjonalnie. Po drugie, ustawa wyraźnie wskazuje na obowiązek wzajemnej lojalności stron. To ważny element, bo dotyczy m.in. zakazu szkodzenia interesom partnera, dbania o wizerunek firmy czy rzetelnego informowania.

Po trzecie, umowa agencyjna ma typowo handlowy cel. Chodzi o zwiększenie sprzedaży, pozyskiwanie klientów, negocjowanie kontraktów. Agent często staje się „twarzą” przedsiębiorcy na danym rynku lub obszarze. Ma uprawnienia do przyjmowania oświadczeń od klientów, odbierania zapłaty, a czasem także do podpisywania umów w imieniu dającego zlecenie.

Umowa agencyjna to stała, odpłatna współpraca między dwoma przedsiębiorcami, w której agent zawodowo pośredniczy przy zawieraniu umów lub zawiera je w imieniu zleceniodawcy.

Kto może być stroną umowy agencyjnej?

Po jednej stronie pojawia się dający zlecenie, czyli przedsiębiorca, który chce rozwijać sprzedaż lub wejść na nowe rynki bez budowania własnej sieci handlowców. Po drugiej stronie jest agent – osoba fizyczna prowadząca firmę, spółka cywilna, spółka z o.o. lub inny podmiot, który działa profesjonalnie i posiada status przedsiębiorcy. Bez tego statusu nie można zawrzeć ważnej umowy agencyjnej.

Taki układ sprawia, że umowa agencyjna jest często wybierana przez firmy z branży ubezpieczeniowej, finansowej, deweloperskiej czy dystrybucyjnej. Agent zostaje „zewnętrznym” przedstawicielem – ma dużą swobodę organizacji pracy, ale jego działania są ściśle związane z interesem dającego zlecenie.

Podstawowe obowiązki agenta

Rola agenta nie sprowadza się jedynie do podpisywania dokumentów. Zgodnie z Kodeksem cywilnym i praktyką rynkową jego podstawowe obowiązki obejmują przede wszystkim stałe dbanie o rozwój współpracy z klientami. Chodzi o to, by zleceniodawca realnie odczuwał wzrost obrotów. Obowiązki agenta zwykle obejmują:

• pozyskiwanie nowych klientów dla zleceniodawcy,
• utrzymywanie kontaktu z dotychczasowymi kontrahentami,
• negocjowanie warunków handlowych umów,
• przekazywanie informacji o rynku, konkurencji i oczekiwaniach klientów.

Agent powinien też przekazywać zleceniodawcy wszystkie istotne informacje, reagować na jego uwagi i działać tak, by chronić interesy swojego partnera w relacjach z klientami. Nie może świadomie doprowadzać do sytuacji, które szkodzą wizerunkowi czy wynikom firmy, bo narusza w ten sposób obowiązek lojalności.

Obowiązki dającego zlecenie

Zleceniodawca także ma swoje obowiązki wynikające z umowy. Bez ich realizacji agent nie będzie w stanie skutecznie działać. Przede wszystkim musi przekazać agentowi materiały i informacje potrzebne do wykonywania zadań. Chodzi tu o katalogi, cenniki, wzory umów, procedury, informacje techniczne o produktach lub usługach.

Do typowych obowiązków dającego zlecenie należą też: informowanie o niepowodzeniach przy zawieraniu umów, przy których agent pośredniczył, wskazywanie zmian w ofercie, wysokości cen czy warunków współpracy. Przedsiębiorca musi terminowo wypłacać agentowi prowizję, umożliwić mu kontrolę dokumentów potrzebnych do weryfikacji wynagrodzenia oraz zwracać celowe koszty, które agent poniósł, aby wykonać zlecone działania.

Jaką formę może mieć umowa agencyjna?

Polskie prawo nie wymaga dla tej umowy szczególnej formy. Może powstać ustnie, pisemnie, a nawet w sposób dorozumiany, kiedy strony przez dłuższy czas zachowują się tak, jakby łączyła je agencja. Mimo takiej elastyczności w praktyce dominuje forma pisemna. Jest bezpieczniejsza w razie sporu i ułatwia późniejsze rozliczenia.

Każda ze stron może w każdym momencie poprosić o pisemne potwierdzenie treści zawartej już umowy oraz jej zmian. To uprawnienie wynika wprost z Kodeksu cywilnego. Gdy pojawia się w umowie zakaz konkurencji po stronie agenta albo odpowiedzialność za wykonanie zobowiązania przez klienta, forma pisemna staje się obowiązkowa. Bez dokumentu na papierze takie postanowienia będą nieważne.

Co warto wpisać do umowy?

Dobrze przygotowany dokument pozwala uniknąć wielu sporów. W praktyce przedsiębiorcy starają się możliwie dokładnie opisać zakres działania agenta oraz zasady rozliczeń. W umowie warto więc zawrzeć między innymi:

• obszar terytorialny lub grupę klientów, za które odpowiada agent,
• rodzaj czynności – pośrednictwo czy także podpisywanie umów w imieniu zleceniodawcy,
• sposób i termin wypłaty prowizji,
• zasady zwrotu kosztów ponoszonych przez agenta,
• czas trwania współpracy oraz warunki jej rozwiązania.

W wielu branżach pojawia się też zapis o tym, kto odpowiada za niewykonanie umowy przez klienta. Kodeks dopuszcza sytuację, w której agent przyjmuje na siebie taką odpowiedzialność, ale wymaga wtedy formy pisemnej. Zwykle jest to związane z wyższą prowizją, bo ryzyko po stronie agenta rośnie.

Jakie są rodzaje umowy agencyjnej?

Prawo i praktyka obrotu wyróżniają kilka podziałów tej umowy. Pierwszy dotyczy zakresu uprawnień agenta do wykonywania czynności prawnych. Drugi odnosi się do wyłączności na dany obszar czy grupę klientów. Wybór modelu ma duże znaczenie dla swobody zleceniodawcy oraz skali odpowiedzialności agenta.

Dobór rodzaju umowy zależy od specyfiki branży, siły rynkowej stron i tego, jak mocno przedsiębiorca chce związać się z jednym przedstawicielem. W praktyce inaczej wygląda relacja ze sprzedawcą lokalnych usług, a inaczej z siecią agentów budujących ogólnopolską sprzedaż ubezpieczeń lub produktów finansowych.

Przedstawicielska a pośrednictwa handlowego

Podstawowy podział opiera się na tym, czy agent ma prawo samodzielnie podpisywać umowy. Wyróżniamy tu dwa modele, które działają w oparciu o te same przepisy kodeksowe, ale dają inny zakres uprawnień.

Umowa agencyjna przedstawicielska pozwala agentowi zawierać umowy w imieniu dającego zlecenie. Agent reprezentuje przedsiębiorcę bez potrzeby każdorazowego potwierdzania przez centralę. To przyspiesza sprzedaż, ale zwiększa ryzyko po stronie firmy, dlatego zwykle to rozwiązanie stosuje się wobec zaufanych agentów z większym doświadczeniem.

Umowa agencyjna pośrednictwa handlowego daje agentowi prawo do pośredniczenia przy zawieraniu umów, ale bez podpisywania ich w imieniu przedsiębiorcy. Agent zbiera zamówienia, prowadzi negocjacje, przygotowuje dokumenty, jednak ostateczne podpisanie umowy należy do zleceniodawcy. To ogranicza ryzyko związane z decyzjami agenta, choć wydłuża nieco proces.

Agencja wyłączna i niewyłączna

Drugi istotny podział dotyczy tego, czy agent ma wyłączność na dany obszar lub grupę klientów. W praktyce handlowej ma to ogromne znaczenie dla planowania sieci sprzedaży i polityki prowizyjnej. Dwa główne modele to agencja wyłączna oraz niewyłączna.

W ramach agencji wyłącznej agent zyskuje prawo do obsługi określonych klientów lub regionu jako jedyny przedstawiciel danego przedsiębiorcy. Zleceniodawca zobowiązuje się w takiej umowie, że nie powierzy pracy na tym terenie innemu agentowi i sam nie będzie tam aktywnie sprzedawał. Taka konstrukcja zwykle wiąże się z większym zaufaniem i często wyższym poziomem wynagrodzenia.

Agencja niewyłączna daje zleceniodawcy więcej swobody. Może on równolegle współpracować z innymi agentami na tym samym obszarze lub samodzielnie zawierać umowy z klientami przypisanymi danemu przedstawicielowi. Taki model bywa wybierany przy dużej liczbie drobnych klientów albo tam, gdzie przedsiębiorca chce testować kilku partnerów jednocześnie.

Na czym polega wynagrodzenie w umowie agencyjnej?

Wynagrodzenie agenta niemal zawsze przyjmuje formę prowizji. Wysokość prowizji powinna być zapisana w umowie. Gdy tego nie ma, wchodzą w grę stawki zwyczajowo przyjęte w danej branży i na danym rynku. Prowizja zależy najczęściej od liczby lub wartości zawartych umów. Skala rabatów, rodzaj produktów czy wielkość kontraktów także mogą mieć wpływ na jej wysokość.

Prawo wyraźnie wskazuje, że prawo do prowizji powstaje wtedy, gdy zleceniodawca powinien był wykonać czynności wynikające z umowy zawartej z klientem. Nie zawsze jest to moment samego podpisania umowy z klientem. Często liczy się faktyczne wykonanie świadczenia lub zapłata wynagrodzenia przez kontrahenta. Dlatego w praktyce warto szczegółowo doprecyzować w umowie, kiedy powstaje roszczenie o prowizję.

Świadczenie wyrównawcze

Umowa agencyjna zakłada jeszcze jedno istotne uprawnienie – świadczenie wyrównawcze. Pojawia się ono po zakończeniu współpracy. Jeżeli w czasie trwania umowy agent pozyskał nowych klientów albo doprowadził do istotnego wzrostu obrotów ze stałymi kontrahentami, a zleceniodawca wciąż korzysta z tych relacji, agent może żądać zapłaty z tego tytułu.

Wysokość świadczenia nie może przekroczyć średniego rocznego wynagrodzenia z ostatnich pięciu lat. Gdy współpraca trwała krócej, podstawą jest średnia z całego okresu obowiązywania umowy. Ten mechanizm ma wynagradzać agentowi trwałą wartość, którą stworzył dla zleceniodawcy, np. bazę lojalnych klientów generujących stałe przychody.

Wynagrodzenie po rozwiązaniu umowy

Czy agent może liczyć na prowizję także po rozwiązaniu umowy agencyjnej? Tak, prawo przewiduje takie sytuacje. Agent ma prawo do wynagrodzenia m.in. wtedy, gdy przed zakończeniem współpracy on lub zleceniodawca otrzymali od klienta propozycję zawarcia umowy, a do jej podpisania doszło już po rozwiązaniu relacji.

Prowizja należy się również wtedy, gdy umowa z klientem została w przeważającej mierze zawarta dzięki działaniom agenta w okresie obowiązywania agencji, a podpisanie nastąpiło w rozsądnym czasie po jej zakończeniu. W praktyce chodzi o sytuacje, w których proces sprzedażowy trwa dłużej, ale praca agenta była decydująca dla finalizacji kontraktu.

Jak rozliczyć przychód z umowy agencyjnej?

Wynagrodzenie uzyskiwane przez agenta z tytułu umowy agencyjnej jest przychodem z działalności gospodarczej. Wynika to z art. 14 ustawy o PIT, który obejmuje wszystkie kwoty należne z tej działalności, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Przychód powstaje więc z chwilą wymagalności prowizji, a niekoniecznie w momencie zapłaty przez zleceniodawcę.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji o sygnaturze 0113-KDIPT2-1.4011.33.2017.2.RK potwierdził, że przychodem agenta jest wartość prowizji udokumentowanej fakturą wystawioną za dany okres rozliczeniowy. Oznacza to, że agent rozpoznaje przychód w takiej wysokości, jaka wynika z wystawionej faktury, a nie np. z prognoz czy wstępnych wyliczeń.

Rozliczenia w KPiR i VAT

Agent prowadzący działalność gospodarczą powinien ująć uzyskane wynagrodzenie w Księdze Przychodów i Rozchodów. Przychód z umowy agencyjnej trafia do kolumny 7 – sprzedaż towarów i usług. Zapis następuje na podstawie wystawionej faktury sprzedaży, zwykle na ostatni dzień okresu rozliczeniowego wskazanego w umowie. Umowa może jednak przewidywać inny moment rozliczenia, co warto jasno opisać.

Usługi świadczone w ramach umowy agencyjnej podlegają też opodatkowaniu VAT, o ile agent jest podatnikiem VAT w rozumieniu ustawy. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Podstawą opodatkowania jest kwota prowizji w wartości netto. Potwierdza to m.in. interpretacja o sygnaturze IPTPP2/4512-293/15-2/AJB wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi.